I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Настоящие Правила созданы на основе "Основных правил работы ведомственных архивов".

1.2. Организация работы читального зала призвана обеспечить наиболее полное и эффективное использование фондовых материалов ГКЦМ о жизни и творчестве В.С.Высоцкого, проблемах культуры, истории драматического театра, развитии жанра авторской песни для научно-исследовательской и культурно-просветительной деятельности.

1.3. Для использования предоставляются фондовые документы ГКЦМ кроме тех, которые могут нанести ущерб интересам граждан.

1.4. Использование документов проводится только с разрешения руководителя организации.

1.5. Организации и граждане при использовании документов обязаны делать ссылки на место хранения документов.

1.6. Организации, а также граждане, использующие документы ГКЦМ, несут ответственность за правильность использования документов и содержащейся в них информации.

1.7. Копирование документов по запросам организаций производится, как правило, за их счет.

II. РАБОТА ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА

2.1. Читальный зал обслуживает исследователей по средам, четвергам с 10.30 до 17.30, пятницам с 10.30 до 17.00, исключая общегосударственные праздники.

2.2. Выдавать документы для работы исследователям вне помещения ГКЦМ запрещается.

2.3. В целях оказания помощи в подборе документов и в работе над ними исследователям предоставляется научно-справочный аппарат и организуются консультации.

Оформление исследователей для работы с документами

2.4. Допуск исследователей из других организаций к работе с документами ГКЦМ осуществляется на основании писем этих организаций, в которых должны быть указаны фамилия, имя и отчество исследователя, его должность и звание, тема, хронологические границы и цели исследования. Письма должны быть оформлены на бланке и подписаны руководителем организации. Студенты высших учебных заведений допускаются к работе над документами на основании письма вуза за подписью ректора или проректора с обоснованием необходимости работы с документами. В порядке исключения отдельные граждане могут допускаться к работе над документами по личным заявлениям.

2.5. В читальный зал дела выдаются только при наличии резолюции о разрешении работы с документами директора ГКЦМ или его заместителя по музейной и научной работе. Разрешение на право работы исследователей дается на срок, определяемый объемом работы по теме исследования, но не превышающий одного года. При продлении срока исследования, изменении его хронологических границ или перемене темы работы исследователь представляет новое письмо.

2.6. Исследователь, допущенный к работе над документами, должен заполнить анкету установленного образца (Приложение 1), ознакомиться с правилами работы исследователей в читальном зале, предъявить паспорт.

2.7. На каждого исследователя в читальном зале заводится личное дело, включающее следующие документы:

• письмо организации, направившей исследователя в архив, с резолюцией руководителя организации о разрешении работы в читальном зале;
• анкету исследователя;
• заказы (требования) на выдачу дел (Приложение 2);
• заказы на копирование документов.

Личные дела хранятся в читальном зале и спустя год после завершения работы исследователя передаются в архив ГКЦМ.

Выдача дел исследователям

2.8. В читальный зал исследователям выдаются дела, относящиеся только к теме исследования. Для получения документов и научно-справочных пособий исследователи заполняют заказы (требования). Документы и научно-справочные пособия выдаются исследователям под расписку. Исследователи отвечают за их сохранность. Категорически запрещается снимать копии без соответствующего разрешения. Одновременно за исследователем может числиться не более 5 дел.

2.9. Ежедневно по окончании работы исследователи сдают документы и научно-справочные пособия заведующему (сотруднику) читального зала. При получении от исследователя использованных дел заведующий (сотрудник) читального зала расписывается в заказе на выдачу дел. Если в возвращенных документах будет обнаружена недостача или повреждение документов, об этом составляется акт. Если повреждение произошло по вине исследователя, он лишается права занятий в читальном зале ведомственного архива на срок, определяемый руководителем организации. В случае хищения или умышленного повреждения документов, а также внесения изменений в их текст, виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

Выдача выписок из документов и копий документов исследователям

2.10. Исследователи, работающие в читальном зале, могут делать выписки из документов и оформлять заказы на копирование документов только по теме исследования. При необходимости сделанные выписки могут быть просмотрены заведующим читальным залом или хранителем фонда. Копирование документов ведомственного архива по заказам исследователей производится по разрешению руководителя организации на основании письма заинтересованной организации (при наличии в нем просьбы) или специального запроса. Копирование документов осуществляется после оплаты счета за изготовление копий.

2.11. При отсутствии необходимой копировальной техники копирование документов может проводиться силами заинтересованной организации в помещении ГКЦМ, в фотоателье или фотолабораториях других организаций в присутствии сотрудника ГКЦМ. Негативы фотокопий и микрофильмов организациям и исследователям не выдаются и безвозмездно поступают в распоряжение ведомственного архива. В исключительных случаях по письму заинтересованных организаций и разрешению руководителя ГКЦМ негативы могут быть выданы во временное пользование организациям, занимающимся реставрационными работами и оформлением музейных экспозиций.

2.12. Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются исследователю под расписку в заказе на копирование.

2.13. Исследователями и организациями могут быть использованы копии документов только по теме и для целей, указанных в запросе, и не подлежат передаче другим лицам и организациям.